En flytning fra et kontor til et andet, eller fra et lagerlokale til en ny adresse, kan virke som noget, man helst ville være fri for og som et uoverskueligt projekt, man har sat i gang. Men der kan faktisk være rigtig mange gode grunde til, at man som virksomhed skal flytte til nye lokaler. Måske har din virksomhed vækstet en del de sidste par år og har brug for mere plads, eller også har du/I måske fundet et billigere og bedre sted at være.
Uanset årsagen, så kræver en erhvervsflytning struktur, overblik og klare beslutninger, og jo bedre du forbereder dig og virksomheden, jo nemmere bliver det hele faktisk.
Derfor er det da også meget vigtigt, at man allerede i god tid i dag får lagt en klar plan for, hvordan flytningen skal foregå, og hvem der har ansvar for hvilke opgaver, områder, afdelinger m.m.
Her i artiklen får du nogle af de bedste råd til, hvordan man klarer en flytning på den bedste og mest trygge måde.
Giv dig selv god tid til at planlægge og koordinere
Det kan ikke siges nok gange, hvor vigtigt det faktisk er, at man starter planlægningen i god tid. Virksomheder begår typisk den fejl, at de venter alt for længe med at begynde at strukturere deres flytteplan, og så kan det blive stressende og ineffektivt, og dermed være til skade for ikke bare virksomheden selv, men også dem, der arbejder der.
Hvis du derimod starter flere måneder i forvejen med planlægningen, så har du rig mulighed for at finde de rigtige flyttefolk, få styr på it-løsninger, melde adresseændringer, informere medarbejdere og samarbejdspartnere i god tid osv.
Noget af det første, du derfor bør gøre som virksomhedsejer, er at lave en detaljeret flytteplan, hvor du noterer alle de ting, der skal pakkes, flyttes, monteres og sættes op i de nye lokaler. Derudover skal du gerne udpege en person eller et lille team, der har det overordnede ansvar og fungerer som kontaktpunkt for flyttefirmaet, medarbejderne og eksterne aktører, så alt ikke kun hænger på dig. Det skaber dermed også klarhed og sikrer, at ingen opgaver bliver glemt.
Vælg det rigtige flyttefirma med erfaring i erhverv
Ikke alle flyttefirmaer er lige gode til erhvervsflytninger, og det er derfor en god idé at finde nogen, der har solid erfaring med at flytte virksomheder og som ved, hvordan man flytter alt fra kontorstole til servere og arkivskabe, uden at noget går i stykker eller forsvinder. Et godt flyttefirma vil også kunne tilbyde midlertidig opbevaring, hvis der er behov for det, og hjælpe med nedpakning og udpakning, hvis det er nødvendigt.
Så snart du har fundet det firma, du vil bruge, bør du indgå en skriftlig aftale, hvor det tydeligt fremgår, hvornår flytningen foregår, hvad de er ansvarlige for, hvad de ikke dækker ift. forsikringer m.m. Det er også en god idé lige at være opmærksom på forsikring i tilfælde af eventuelle skader undervejs.
Forbered medarbejderne på overgangen til det nye sted
En erhvervsflytning handler ikke kun om møbler og kasser, der skal pakkes ned, for det handler i høj grad også om mennesker, og derfor er det vigtigt, at medarbejderne føler sig velinformerede og trygge under hele processen. Du kan f.eks. lave en tidslinje med vigtige datoer og milepæle, så alle ved, hvornår der sker hvad, og hvor de kan stille spørgsmål, hvis de er i tvivl om noget.
Nogle medarbejdere har dog brug for ekstra hjælp til at finde sig til rette i de nye omgivelser, og derfor kan det være en meget god idé at arrangere f.eks. en rundvisning eller en lille velkomst til det nye kontor. Det gør overgangen noget nemmere og bidrager til en positiv stemning blandt de ansatte, hvilket er meget vigtigt.
Tænk også på teknik og IT-løsninger
Hvis der er noget, der kan gå galt under en flytning, så er det teknikken. Derfor skal du i god tid sikre dig, at der er styr på internet, telefoni, printere og servere, så alt virker, når I møder ind i de nye lokaler, men også at alt bliver flyttet. Det kræver ofte koordinering mellem interne IT-folk og eksterne leverandører, og det kan tage noget tid, hvis der skal oprettes nye forbindelser eller installeres nyt udstyr det nye sted.
Det er også vigtigt, at du sikrer backup af vigtige filer og data, inden flytningen går i gang, for på den måde undgår man nemlig, at noget går tabt, hvis der skulle opstå tekniske problemer undervejs, eller noget går i stykker under flytningen.
Internationale flytninger kræver endnu mere forberedelse
Hvis din virksomhed skal flytte til f.eks. udlandet, så bliver planlægningen endnu vigtigere, for her skal du nemlig tage højde for toldregler, transporttid, juridiske krav og kulturelle forskelle, og derfor er det da også afgørende, at du vælger en partner, der har styr på netop den slags flytninger.
TMF Mobility er et meget godt eksempel på et flyttefirma, der har mange års erfaring med erhvervsflytninger til udlandet, og de kan derfor hjælpe jer hele vejen fra Danmark til udlandet. De ved, hvad der skal til, og de kan guide dig gennem processen trin for trin, så du og dine medarbejdere får en god og tryg start i det nye land.
