Whistleblowerordning i Hjørring Kommune

Pr. 17. december 2021 træder lov om beskyttelse af whistleblowere i kraft. Loven er en implementering af et EU-direktiv, som pålægger alle medlemsstater at indføre bestemmelser, som beskytter personer, der indberetter om enhver overtrædelse af visse nærmere fastsatte EU-retsakter – uanset overtrædelsens alvor.

I Danmark er beskyttelsen blevet udvidet, idet den også gælder, hvis der indberettes om overtrædelser af andre regler og retsgrundsætninger, under forudsætning af, at der i disse situationer er tale om alvorlige overtrædelser.

Whistleblowerordningen beskytter personer mod enhver form for repressalier, under forudsætning af, at indberetning er foretaget i god tro.

Med loven er Hjørring Kommune forpligtet til at etablere en whistleblowerordning, som skal være i funktion d. 17. december 2021. Loven rummer en vis fleksibilitet i forhold til, hvordan ordningen konkret tilrettelægges. Med denne sag skal byrådet således beslutte, hvordan ordningen konkret skal tilrettelægges i Hjørring Kommune.

Hvem kan indberette til whistleblowerordningen

Det er efter loven et krav, at alle nuværende ansatte i Hjørring Kommune kan foretage indberetninger til whistleblowerordningen. Herudover er der mulighed for at udvide ordningen, til også at omfatte:

• Selvstændige erhvervsdrivende
• Aktionærer mv.
• Frivillige
• Lønnede eller ulønnede praktikanter
• Personer som arbejder under tilsyn og ledelse af kontrahenter, underleverandører og leverandører
• Tidligere ansatte
• Personer som endnu ikke er ansat, men som i løbet af ansættelsesprocessen får kendskab til oplysninger, som der kan indberettes om

Det bemærkes, at det ikke er muligt at udvide whistleblowerordningen til at omfatte andre persongrupper end de oplistede, eksempelvis borgere eller byrådsmedlemmer, idet disse ikke er omfattet af lovens beskyttelse.

Det er administrationens anbefaling at udvide ordningen i Hjørring Kommune til at omfatte:

• Lønnede eller ulønnede praktikanter i Hjørring Kommune
• Personer som arbejder under tilsyn og ledelse af kontrahenter, underleverandører og leverandører
• Personer som endnu ikke er ansat, men som i løbet af ansættelsesprocessen får kendskab til oplysninger, som der kan indberettes om

Det vurderes, at denne personkreds kan være i besiddelse af oplysninger, som er væsentlige at få kendskab til og at beskyttelsen som whistleblower oftest vil være afgørende herfor.

Hvordan skal man indberette til whistleblowerordningen

Loven stiller ikke krav om, hvordan man skal modtage indberetninger. Der stilles således ikke krav om, at man skal kunne modtage anonyme indberetninger, lige som det ikke er et krav, at man skal modtage både mundtlige og skriftlige indberetninger.

For at understøtte formålet med en whistleblowerordning bedst muligt, er det administrations anbefaling, at der tilbydes en anonym indberetningsform og at der tilkøbes en platform til håndteringen heraf. Platformen skal således give mulighed for anonymt at indberette til og kommunikere med, whistleblowerenheden.

Det anbefales, at platformen skal anvendes som eneste indberetningsmulighed, hvormed en whistleblower ikke kan foretage mundtlige indberetninger, hverken telefonisk eller ved fysisk møde.

Organisering

Loven opstiller overordnede rammer for, hvordan indkomne indberetninger skal håndteres. Det er bl.a. et krav, at den whistleblowerenhed, der nedsættes, er ledelsesmæssig uafhængig og har frie rammer til at undersøge en indberetning, herunder også beslutte hvordan en indberetning skal undersøges og hvornår en indberetning vurderes at være undersøgt til bunds.

Det er op til byrådet at beslutte, om der skal nedsættes en enhed i egen organisation, eller om kompetencen til at undersøge indberetninger skal delegeres til en ekstern part.

Nedsættelse af en intern whistleblowerenhed:

Det er forvaltningens anbefaling, at der nedsættes en intern uafhængig whistleblowerenhed, som skal undersøge de modtagne indberetninger. Det er vurderingen, at en intern enhed oftest vil have de bedste forudsætninger for at undersøge de forhold, der indberettes om.

Det anbefales, at Byrådet udpeger Stabschefen i Kommunaldirektørens Stab til at lede whistleblowerenheden og at denne bemyndiges til at udpege de øvrige medlemmer af whistleblowerenheden, således at enheden har de fornødne kompetencer, herunder personalejuridiske kompetencer.

Der kan opstå situationer, hvor den interne whistleblowerenhed vil være afskåret fra at undersøge et forhold. Enten pga. inhabilitet eller pga. forholdets kompleksitet. I en sådan situation vil undersøgelsen blive overladt til en ekstern part (eksempelvis KL, et revisionsfirma eller et advokatfirma). Det anbefales, at der ikke på forhånd indgås aftale med en konkret part, men at whistleblowerenheden træffer beslutning herom ud fra den konkrete sag.

Kommunernes Landsforening

Til at understøtte whistleblowerenheden anbefales, at der indgås aftale med KL om, at de foretager den indledende screening af de modtagne indberetninger. Med denne funktion skal KL således påse:

1. Om en whistleblower er omfattet af målgruppen, som kan foretage indberetninger.
2. Om det forhold, en whistleblower har indberettet om, falder indenfor whistleblowerordningen.

KL får således kompetence til at afvise en indberetning, hvis det vurderes, at den falder udenfor whistleblowerordningen. Hvis en indberetning derimod falder indenfor ordningen, vil whistleblowerenheden overtage sagen og indlede en undersøgelse.

Ved at henlægge screeningsopgaven til KL, vurderes det, at der opnås en større troværdighed til whistleblowerordningen, idet enhver indberetning gennemses af en ekstern, hvormed der er sikkerhed for at alle indberetninger bliver håndteret. Hertil kommer, at det vurderes hensigtsmæssigt, at det ikke er whistleblowerenheden selv, der afviser en indberetning fordi den falder udenfor ordningen.

Whistleblowerenhedens kompetencer

Ifølge loven har whistleblowerenheden al kompetence til at undersøge de sager, der indberettes om. Hvordan en konkret indberetning skal undersøges, vil derfor være op til whistleblowerenheden.

Derimod stiller loven ikke krav om, at whistleblowerenheden skal have kompetence til at træffe beslutning om reaktioner på baggrund af en indberetning. Eksempelvis ansættelsesretlige eller kontraktretlige konsekvenser, eller indgivelse af en politianmeldelse. Det er anbefalingen, at denne kompetence ikke skal tillægges whistleblowerenheden, men skal forblive hos den relevante leder, som i enhver anden situation, hvor der opstår behov for sådanne tiltag. Whistleblowerenheden vil således orientere den relevante leder, hvis en undersøgelse giver anledning til overvejelser af denne karakter.

Endvidere anbefales, at kompetencen til at træffe beslutning om, hvorvidt en sag giver anledning til at ændre procedurer eller iværksætte mere generelle tiltag, henlægges til økonomiudvalget. Whistleblowerenheden vil således orientere direktionen samt økonomiudvalget, hvis en undersøgelse giver anledning til overvejelser af denne karakter.

På den baggrund er anbefalingen, at whistleblowerenhedens kompetence afgrænses til at træffe beslutning om:

• Hvordan en konkret indberetning skal undersøges.
• At en sag skal overdrages til ekstern undersøgelse, herunder hvem der konkret skal undersøge sagen.
• Hvornår en indberetning er tilstrækkelig undersøgt.
• At foretage politianmeldelse i sager, hvor der er behov for politimæssig efterforskning som led i sagens belysning.
• At afslutte en sag, hvis der på baggrund af undersøgelsen ikke findes grundlag for at iværksætte yderligere.
• At direktionen og økonomiudvalget skal orienteres, hvis der på baggrund af whistleblowerenhedens undersøgelse, findes behov for nye eller ændrerede procedurer eller iværksættelse af tiltag, hvorefter beslutningen herom overlades til økonomiudvalget.
• At den relevante leder skal orienteres, hvis der på baggrund af whistleblowerenhedens undersøgelse, er begrundet mistanke om, at forholdet kan medføre ansættelsesretlige følger for en eller flere ansatte, hvorefter beslutningen herom overlades til den pågældende leder.
• At den relevante leder skal orienteres, hvis der på baggrund af whistleblowerenhedens undersøgelse, er begrundet mistanke om, at forholdet kan medføre kontraktretlige konsekvenser eller strafferetlige følger for en leverandør mv., hvorefter beslutningen herom overlades til den pågældende leder.

Whistleblowerpolitik og whistleblowervejledning:

Der er udarbejdet udkast til whistleblowerpolitik, som beskriver de rammer lovgivningen foreskriver. Herudover fremgår det med blåt, hvor byrådet skal fastsætte rammerne. Indholdet af udkast til whistleblowerpolitikken tager udgangspunkt i de anbefalinger, som er beskrevet i denne sagsfremstilling.

Som et supplement til whistleblowerpolitikken udarbejdes en whistleblowervejledning. Vejledningen henvender sig til de personer, som kan benytte ordningen og beskriver mere uddybende forholdene i whistleblowerpolitikken. Der er vedlagt udkast til whistleblowervejledning til byrådets orientering. Det anbefales, at det endelige indhold fastlægges administrativt med inddragelse af Hovedudvalget, hvor det sikres, at der ikke foretages ændringer eller justeringer i vejledningen som strider mod politikken og dermed det indholdsmæssige, som byrådet med denne sag beslutter.

Øvrige opmærksomhedspunkter:

Udover den whistleblowerfunktion, der etableres i Hjørring Kommune, oprettes også en national whistleblowerkanal hos Datatilsynet. De nærmere detaljer omkring denne ordning er på nuværende tidspunkt ikke nærmere fastlagt, men det vil være valgfrit for en whistleblower om man benytter ordningen hos Datatilsynet eller Hjørring Kommune.

Der gælder en særlig tavshedspligt for de personer, som indgår i whistleblowerenheden. Derfor kan der bl.a. ikke meddeles aktindsigt i indberetninger. Med undtagelse af oplysninger om whistleblowerens identitet, har byrådsmedlemmer dog ret til sagsindsigt. For at sikre en vis åbenhed om ordningen, vil whistleblowerenheden én gang årligt være forpligtet til at offentliggøre en rapport, hvor det i overordnede beskrivelser fremgår, hvor mange indberetninger der er modtaget, hvad de har omhandlet mv. Det anbefales at denne rapport forelægges byrådet, første gang i december 2022.

Information om ordningen, herunder vejledning om, hvor og hvordan man kan foretage indberetninger, vil fremgå af Hjørring Kommunes hjemmeside. Herudover vil alle nuværende ansatte ved Hjørring Kommune få fremsendt information om ordningen til sin E-boks.

Lovgrundlag

Lov om beskyttelse af whistleblowere (Lov nr. 1436 af 29. juni 2021)

Personale

Der har været forudgående inddragelse af hovedudvalget. Sagen forelægges hovedudvalget igen 30/11 til nærmere kommentering i forhold til udarbejdelse af vejledningen om whistleblowerordningen til udmøntning af politikken og ordningen. Såfremt Hovedudvalgets drøftelse giver anledning til ændringsforslag til selve politikken, forelægges denne Byrådet på ny på mødet 15. december.

Sundhed

Ingen bemærkninger.

Direktionen indstiller,

• at whistleblowerpolitikken godkendes, samt at administrationen bemyndiges til at færdiggøre og foretage justeringer i whistleblowervejledningen indenfor rammerne af politikken
• at der tilkøbes en platform, som sikrer mulighed for anonym indberetning og kommunikation med whistleblowerenheden
• at der nedsættes en intern whistleblowerenhed med Stabschefen i Kommunaldirektørens Stab til at lede whistleblowerenheden, samt at Stabschefen i Kommunaldirektørens Stab bemyndiges til at udpege medarbejdere til at indgå i whistleblowerenheden
• at KL tilkøbes til at foretage screeningen af alle indberetninger og at kompetencen til at afvise en sag, fordi den falder udenfor ordningen, delegeres til KL
• at whistleblowerenheden én gang årligt skal aflægge rapport om ordningen til Byrådet
• at ordningen i øvrigt tilrettelægges som beskrevet i sagsfremstillingen

Bilag

• PDF Udkast til whistleblowerpolitik
• PDF Udkast til whistleblowervejledning

Kilde: Hjørring Kommune.