Projektforslaget beskriver en bygning på ca. 1.800 m2, der rummer de nødvendige lokaler til Hjørring Musiske Skoles centrale funktioner herunder undervisnings- og øvelokaler, medarbejderfaciliteter, hjerterum til optræden, samling og mødested for skolens elever og medarbejdere samt lokaler til skolens ledelse og administration.
Rådgivers budgetoverslag udviser umiddelbart en overskridelse på ca. 8,000 mio. kr. i forhold til den besluttede økonomiske ramme på 35,000 mio. kr., derfor anmoder bygherreudvalget om, at Byrådet drøfter og tager stilling til sagens videre forløb. (Se bilag 1).
Sagens indhold
Der er tale om en forholdsvis stor budgetoverskridelse, som skal ses i forhold til, at der er tale om rådgivers “rå” prisoverslag. Som følge af budgetoverskridelsen har rådgiver udarbejdet et besparelseskatalog, hvori der sandsynliggøres besparelser for ca. 2,500 mio. kr. Som en yderligere reaktion på den overslagsmæssige budgetoverskridelse, har projektledelsen sammen med rådgiverne i efteråret 2021 gennemført en markedsdialog med tre entreprenørfirmaer, for at få idéer til optimering af projektet fra virksomheder, der til sin tid vil komme til at opføre bygningen.
Der er kommet flere input og idéer til optimeringer, der vil kunne billiggøre projektet, så man kommer tættere på den oprindelige anlægsramme. Det vurderes dog ikke, at der alene med optimeringer kan skabes sikkerhed for, at projektets budgetramme kan overholdes.
Ud over rådgivernes prisoverslag er projektet, som andre byggeprojekter i hele landet, også udfordret af situationen omkring stigende priser indenfor byggesektoren. De stigende byggepriser giver et generelt behov for at vurdere indeksering af anlægsprojekter, så budgetrammerne er realistiske i forhold til prisudvikling. Vurderingen af muligheder og behov for indeksering af store byggeprojekter i Hjørring Kommune pågår i øjeblikket som en del af forberedelsen af det kommende budgetarbejde.
Projektets historik
I 2018 viste der sig en mulighed for at flytte godt 1.000 m2 af Hjørring Musiske Skole fra den gamle skole i Dronningensgade og ind i et privat ejendomsudviklingsprojekt som ny nabo til Vendsyssel Teater i Hjørring. Grundideen i det daværende projekt var at kombinere musisk skole og private boliger på den centrale placering i bunden af Jernbanegade. Projektet blev imidlertid ikke til noget, men Børne-, Skole- og Undervisningsudvalget og senere Byrådet fastholdt ideen med på sigt at flytte Hjørring Musiske Skoles centrale funktioner fra Dronningensgade til Teaterpladsen som nabo til Vendsyssel Teater.
Da grunden i Dronningensgade blev solgt, stod det klart, at der skulle findes en løsning. Derfor besluttede Byrådet i marts 2019 at afsætte en økonomisk ramme på 35,000 mio. kr. til opførelse af en ny bygning på Teaterpladsen til Hjørring Musiske Skole.
Allerede i juni 2019 blev der nedsat et bygherreudvalg og anlægsprojektet kunne begynde at tage form. Samme år blev nedrivningen af de eksisterende bygninger iværksat og Hjørring Musiske Skole blev genhuset i “Motellet” på Nordbovej 5 i Hjørring.
I løbet af 2019 blev der udarbejdet rumprogram og udarbejdet et udbudsmateriale, som bygherreudvalget sendte ud i en arkitektkonkurrence (totalrådgiverydelsen), der efter en grundig bedømmelsesproces blev vundet af arkitektfirmaet COBE i sommeren 2020. (Se bilag 2). COBE arbejdede derefter videre med at konkretisere projektet sammen med skolen og projektledelsen. I august / september 2021 afleverede COBE hovedprojektet til godkendelse.
I samarbejdet med COBE har der været fokus på, at Hjørring Musiske Skole kan fungere med faglig høj kvalitet, lave driftsomkostninger og med et godt indeklima herunder gode akustiske forhold. Der har også været fokus på, at bygningen skal have et brugervenligt og lidt værkstedsagtigt indtryk snarere end et finpudset og højtideligt udtryk.
Handlemuligheder
For at komme ud over den økonomiske usikkerhed og nærmere på et realistisk anlægsbudget, er det en mulighed, at projektledelsen anmoder rådgiver om at indarbejde ideerne fra markedsdialogen i et udbudsprojekt, der kan udbydes og komme i licitation. Når licitationsresultatet foreligger, vil der være større sikkerhed omkring projektets økonomi og indeksering, og Byrådet kan på den baggrund tage endelig stilling til projektet.
Såfremt Byrådet beslutter, at der skal arbejdes videre med denne mulighed, så vil bygherreudvalget skulle mødes i maj og videreføre arbejdet med projektet i form af et tilpasset projektforslag, der udbydes i licitation. Der kan tidligst foreligge et licitationsresultat i november / december 2022, hvorefter Byrådet skal tage fornyet stilling til projektet ud fra et realistisk økonomisk overslag.
Alternativet til at videreføre projektet som beskrevet ovenfor er, at Byrådet beslutter, at der skal udarbejdes et notat med nye scenarier for lokaler til musisk skole. Scenarierne vil i overskriftsform kunne bestå af:
Afdækning af mulighed for at kombinere musisk skole med andre funktioner, eksempelvis boliger som i projektet fra 2018. Som en del af udgangspunktet for en sådan afdækning må det tages med, at lokalebehov, antal m2 og rumprogram er blevet kvalificeret gennem det nuværende projekt og kan danne grundlag for at beskrive kombinationsmuligheder.
Ny belysning af fordeling af funktioner mellem musisk skole centralt og decentralt på skolerne – og dermed et nyt projekt uden kombination med andre funktioner.
Yderligere belysning af muligheder for tilpasning af det nuværende projekt, herunder afprøvning af den økonomiske ramme via licitation.
Ved udarbejdelse af notat med nye scenarier vil konsekvenser af ophævelse af samarbejdet med COBE om det nuværende projekt også skulle beskrives og indgå i beskrivelsen af scenarier og handlemuligheder.
Notatet kan indgå i drøftelserne om det kommende budget, hvorved projektets videre forløb først afklares i forbindelse med vedtagelsen af budgettet for 2023.
Det vurderes ikke, at det er realistisk at arbejde med et scenarie, hvor den nuværende midlertidige placering i “Motellet” på Nordbovej gøres til en permanent løsning, da bygningernes stand og afstanden til bymidten ikke er egnede til at være en varig ramme for musisk skole.
Sagen behandles i Økonomiudvalget den 20. april og i Byrådet den 27. april.
Lovgrundlag
Lov om kommunernes styrelse.
Økonomi
I budgetforhandlingerne i efteråret 2021 blev det politisk besluttet, at de anlægsmidler, der var afsat til projektet i 2022 skulle overflyttes til 2023.
Projektets budgetramme består af:
Nedrivning 2,100 mio. kr.
Projektudvikling og rådgivere 4,710 mio. kr.
Byggeramme 28,190 mio. kr.
Her af er der på nuværende tidspunkt brugt 2,109 mio. kr. på nedrivning og 2,698 mio. kr. på projektudvikling og rådgiverydelser mv.
Det anbefales, at eventuel tilpasning af budgetrammen til projektet indgår i prioriteringen af den samlede anlægsramme i den kommende budgetproces.
Personale
En yderligere forsinkelse af projektet vil sandsynligvis medføre arbejdsmiljømæssige konsekvenser, idet den midlertidige genhusning i “Motellet” på Nordbovej ikke er optimal på længere sigt.
Sundhed
Ingen bemærkninger.
Bilag
Bygherreudvalgsmøde 4
Cobes konkurrenceprojekt
Direktionen indstiller,
At Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget overfor Økonomiudvalg og Byråd anbefaler
at forvaltningen og bygherreudvalget skal arbejde videre med projektet og udsende projektets byggeopgaver i licitation med henblik på, at Byrådet tager endelig stilling til projektet herunder anlægsrammen, når der foreligger et licitationsresultat for projektets håndværkerudgifter.
eller
at der skal udarbejdes et notat med beskrivelse af både tilpasning af det nuværende projekt og alternative scenarier, så notatet kan indgå i drøftelserne i den kommende budgetproces og at projektets videre forløb dermed først afklares i forbindelse med vedtagelsen af budgettet for 2023.
Historik
Beslutning fra Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget 2022-2025, 4. april 2022:
Et flertal i Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget bestående af Sven Bertelsen (S), Thomas Klimek (S), Laila Zielke (S), Erik Høgh-Sørensen (UFP), Lene Bjørn Sørensen (RV), besluttede at anbefale overfor Økonomiudvalg og Byråd, at forvaltningen og bygherreudvalget skal arbejde videre med projektet og udsende projektets byggeopgaver i licitation med henblik på, at Byrådet tager endelig stilling til projektet herunder anlægsrammen, når der foreligger et licitationsresultat for projektets håndværkerudgifter.
Et mindretal i Udvalget bestående af Lone Olsen (V), Christian Engen (V), Mathias Holger Nielsen (C), Daniel Vestergaard (C) anbefalede, at der skal udarbejdes et notat med beskrivelse af både tilpasning af det nuværende projekt og alternative scenarier, så notatet kan indgå i drøftelserne i den kommende budgetproces og at projektets videre forløb dermed først afklares i forbindelse med vedtagelsen af budgettet for 2023.
Beslutning fra Økonomiudvalget 2022-2025, 20. april 2022:
Økonomiudvalget ser det som væsentligt, at der i forbindelse med vedtagelsen af budgettet for 2023 findes en samlet løsning for nye lokaler til musisk skole på Teaterpladsen, Jernbanegade, da den nuværende løsning med genhusning ikke i længden er en holdbar løsning.
Økonomiudvalget anbefaler overfor Byrådet, at der gøres bestræbelser på at finde en løsning, der både tilgodeser behovene hos Musisk Skole og samtidig sikrer en ansvarlig økonomisk løsning.
Økonomiudvalget anerkender, at prisudviklingen indenfor byggesektoren har været (og er) ekstraordinær og uventet i forhold til det tidspunkt, hvor den økonomiske ramme for projektet blev låst, hvorfor rammen skal indeksreguleres.
Økonomiudvalget anbefaler derfor, at bygherreudvalget og projektledelsen anmodes om at undersøge muligheden for at indtænke ungdomshus/samlingssted som en option i projektet, eventuelt i forbindelse med hjerterummet i projektet. Sammen med indtænkning af ungdomshus/samlingssted forberedes det tilpassede projekt til udsendelse i licitation efter fornyet byrådsgodkendelse af det tilpassede projekt.
Thomas Klimek, Per Møller og Louise Bilde Hvelplund deltog ikke i mødet.
Beslutning
Henstår indtil onsdag aften i det uvisse.