Hovedudvalget forelægges forslag til fremtidig administrativ organisering i Hjørring Kommune

Sagsfremstilling

Udgangspunktet for analysen har været, at en revurdering af ledelses- og organisationsstrukturen på udvalgte områder skal munde ud i en ny organisering, som kan sikre en bedre understøttelse af kommunens samlede opgavevaretagelse og have et styrket fælles fokus på de fremadrettede udfordringer, kommunen står overfor.

Direktionens forslag til den fremtidige administrative organisering skaber en mere helhedsorienteret, robust og fremtidssikret administrativ organisation. Derfor foreslår Direktionen at samle stabsopgaverne i større og mere specialiserede funktioner samt samle udvalgte administrative enheder i forvaltningerne i fælles administrative stabe. Herved samles kompetencer og ressourcer, så sårbarhed reduceres, der skabes stærke faglige miljøer og der høstes en række stordriftsfordele.

De tværgående administrative opgaver samles i tre stabe under direktionen:

• HR og Digitalisering

• Økonomi og Finans

• Direktionsstaben

De fælles stabsfunktioner skal:

• Understøtte byrådets strategiske fokus på Hjørring Kommunes drift

• Stille sin viden og kapacitet til rådighed for hele organisationen

• Være drivkraft bag fælles løsninger i Hjørrring Kommune

• Med en stærk faglighed og analytisk kraft være til nytte for hele organisationen

• Være stærk i implementeringen af de fælles løsninger

Processen

Konsulentvirksomheden Implement har bistået Direktionen med baggrundsanalyser, opgaver og anbefalinger, herunder:

• Kortlægning af den nuværende organisering og opgaveportefølje

• Gennemførelse af løsningsworkshops

• Understøtte udarbejdelsen af forslag til ny organisering og overordnet implementeringsplan

Analyserne har omfattet en række administrative opgaveområder i den nuværende organisering, herunder snitflader i den samlede opgavevaretagelse på områder delt mellem centrale stabsfunktioner, stabsfunktioner i fagforvaltningerne og udvalgte administrative enheder/medarbejdere på institutionsniveau.

Afledt af arbejdet med den fremtidige organisationsmodel er der fremkommet to nye emner, som kræver særskilte analyser og beslutningsprocesser.

Derfor anbefaler direktionen Økonomiudvalget, at der udarbejdes oplæg om

1. Oplæg om samling af ansvaret for ejendomsdriften i en fælles funktion under Kultur, Teknik og Miljø. Oplægget udarbejdes i forbindelse med den allerede igangsatte ejendomsanalyse og skal fremlægges til beslutning med B2024

2. Oplæg om samling af Børne- Fritids- og Undervisningsforvaltningen, Borgerservice og Arbejdsmarkedsforvaltningen til én samlet forvaltning – uden at dette iøvrigt berører den politiske ressortfordeling mellem fagudvalgene.nlkvi

Hovedudvalget bedes nedsætte MED-følgegrupper, der kan følge processen for de to samllinger.

Konsekvenser for MED-strukturen

Ændringen af organisering med flytning af opgaver og medarbejdere samt etablering af nye afdelinger og enheder vil også fordre ændringer i MED-strukturen.

Implementering af ny organisering vil ske i flere rul, da enkelte områder kræver yderligere afklaring af snitfladerne mellem fagforvaltning og tværgående stab. Den endelige samlede organisation vil først være klar til implementering pr. 1. janaur 2024.

Ifølge MED-aftale for Hjørring Kommune skal der være valg til de forskellige niveauer i MED-strukturen til ikrafttræden pr.1.januar i de lige år.

Dette betyder, at det kan være nødvendigt at udskyde valghandlingen for den samlede organisation til primo januar 2024 med ikrafttræden af ny MED-struktur umiddelbart efter.

Hovedudvalget bedes derfor godkende, at der i perioden fra nu og frem til 31. januar 2024 på områder, som i perioden ikke længere tilhører eller har relevant MED-udvalg, i stedet anvender personalemøder med MED-status.